Как правильно писать электронные письма

Я думаю, что каждый из нас хотел бы научиться правильно писать электронные письма, на которые просто хотелось бы ответить.

Вы можете зарекомендовать себя как грамотный и вежливый собеседник, если выполните определённые рекомендации.

Начнем с имени отправителя и подписи. Чтобы не ставить отправителя в неловкое положение называйте себя как можно проще и по-русски, если, конечно, Вы не пишите письмо зарубежному партнёру. Сделайте шаблон подписи и на русском и на английском языке, а при отправке письма одну из них просто удалите.

Не используйте подписи типа «Кравцов В. В.» В этом случае человек опять попадает в неловкую ситуацию. Он и рад бы Вас назвать по имени, но не уверен, как к Вам обращаться, то ли Василий, то ли Виктор. Если же Вы настаиваете на том, чтобы к Вам обращались по имени и отчеству, то укажите полностью ваше Ф.И.О.: «Кравцов Вадим Валентинович», я же подписываюсь просто «Вадим Кравцов».

Подпись должна быть короткой. Нет необходимости в подписи оставлять свой адрес, так как он отображается в поле From «От кого» в каждом письме. Не злоупотребляйте чрезмерным умничаньем (origins) в подписи, ограничивайтесь короткими шутками, если это Вам нравится.

Заканчивайте письмо обычной формулировкой: «С уважением, Василий Сидоров, «С наилучшими пожеланиями, Василий Сидоров».

Придумывайте интересные темы для писем. Интригующая тема письма заинтересует получателя, и он захочет его открыть. Но, если Вы укажете только Ваше имя, которое человек до этого, ни разу не слышал, то шансов на то, что он откроет письмо мало. Кроме этого, Вам самому легче будет найти такое письмо, если вдруг оно Вам понадобится по той или иной причине.

Указывать нужно только конкретную тему письма, чтобы в короткой и ясной форме можно было раскрыть его суть. Другой крайностью могут быть совсем короткие сообщения, типа: «Срочно!», «Торопитесь!», или совсем крайнее название: «Письмо».

Также не допустим следующий вариант. Например, Вы пишите письмо администратору интернет-магазина Showrooms, и в теме письма указываете Showrooms. Представьте, сколько писем в сутки может получать популярный интернет ресурс. И тема Showrooms никак не говорит о содержании письма. А чтобы выделить письмо из сотни подобных сообщений, и указать суть проблемы, то попробуйте использовать такие темы: «Предложение о работе с клиентами магазина Showrooms» или «Проконсультируйте по использованию товара, приобретённого в вашем магазине».

Одним словом, в теме письма должна быть конкретика.

Относительно содержания письма. Письмо нужно писать таким образом, чтобы получатель прочёл его до конца.

Писать нужно кратко и по делу. Делового человека мало интересуют ваши лирические отступления, анекдоты и философские размышления. Цените время людей, с которыми общаетесь в письменной форме.

Если Вы хотите предъявить какие-то претензии в адрес интернет-магазина, то письмо нужно начинать с номера заказа.

Я, если хочу поделиться с другом каким-то интересным материалом из сети, то просто сбрасываю ссылку на эту информацию. Если тема ему интересна, то затем уже в сообщении делюсь своими мыслями, по этому поводу.

В случае, если Вы хотите что-либо процитировать, то слишком затянутые цитаты следует сократить, передавая только её суть. Или оставьте самое главное предложение из предыдущего сообщения, а всё остальное удалите. Просто копируя цитаты из предыдущих писем, Вы слишком увеличите объём письма, что нежелательно.

Текст письма должен быть грамотным и связанным. Чёткая формулировка сути предложений упростит возможность человека правильно воспринимать информацию. Ни какая программа по проверке орфографии не укажет на плохой стиль письма. Перечитывайте то, что написали. Напишите письмо вечером и прочтите его утром. Это очень поможет вам увидеть несуразные части письма.

Не забывайте каждое предложение начинать с заглавной буквы и правильно расставлять знаки препинания. Иногда, безграмотное письмо выглядит предпочтительнее неряшливо набранного текста.

Не следует злоупотреблять заглавными буквами, забором из восклицательных знаков, смайликами и многоточиями. Это раздражает людей. Если у вас затруднения с постановкой знаков препинания, то лучше поставьте точку. Пусть она не даёт колоссальных возможностей для самовыражения, но зато всегда уместна и не будет раздражать получателей писем.

Этикет

Шутить с малознакомыми людьми неуместно. Лучше воздержитесь от этого желания по той причине, что юмор, обыгрывающий национальные различия, сексуальную ориентацию, принадлежность к той или иной профессии, религиозные убеждения может серьёзно обидеть человека. Поэтому данный факт нужно исключить вовсе.

Цените своё время, не начинайте «священных войн», не участвуйте в спорах и баталиях на общепринятые темы, от которых и так все уже давно устали.

Важный момент – это поддержка доброжелательного тона и элементарной вежливости в переписке. Нельзя рубить сплеча. Представьте себе автора программы, который читает такое письмо: «Здравствуйте! Ваша программа не работает. Когда Вы это исправите?»

Программист будет ошарашен такой новостью, и его настроение будет испорчено. А если начать сообщение с более приятной темы: «Здравствуйте, Сергей! Вот уже несколько месяцев пользуюсь вашей программой, которая мне очень нравится. Но совсем не давно возникла небольшая проблема. (описываете содержание проблемы). Проверьте, пожалуйста».

Второе письмо мягче первого, и в нём нет лишней лести (что является другой крайностью). Многие люди вполне спокойно относятся к доброжелательному тону и нормально реагируют на просьбы, предложения. И с удовольствием помогут решить вашу проблему.

Перечитывайте письма внимательно и обращайте внимание на неточности, слова и фразы, которые могут быть непонятны получателю. Наверняка вы обнаружите ошибки, о которых говорилось выше.

 




 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.